Die Entscheidung für freiberuflich Tätige, ob Buchhaltung selbst erledigt oder an einen Steuerberater/ ein Buchhaltungsbüro abgegeben wird, hat etwas mit den eigenen Vorlieben zu tun. Allerdings kann man hier mit ein bisschen Disziplin viel Geld sparen, um seinen Helfern die Arbeit zu erleichtern und damit weniger Stundenaufwand im Monat zu benötigen.

Hier eine Zusammenstellung der 7 wichtigsten Tipps aus meiner Berufspraxis:

1. Belege sofort abheften

Bei Einnahmeüberschussrechnung Belege am besten direkt zu den Kontoauszügen abheften.

– Eingangsrechnungen, die nicht in Papierform vorliegen, ausdrucken

– Kopien der Ausgangsrechnungen ebenfalls abheften

– Verträge, zu denen es keine Rechnungen gibt (z.B. Miete) ebenfalls als Kopie in den Bankordner heften

2. Vorsortierung bei Zeitmangel

– Belege, die vom Bankkonto bezahlt wurden, gleich in den Bankordner abheften. Zuordnung kann später erfolgen!

– Barbelege kann man in einer Kiste oder einem Schuhkarton sammeln bis sie abgerechnet werden.

– Aufzeichnungen zu Reisen und Veranstaltungen sollten grundsätzlich SOFORT erfolgen, da eine nachträgliche Rekonstruktion von Informationen oft schwierig oder unmöglich ist.

EXPERTENTIPP!

Manchmal müssen Belege näher dokumentiert werden, z.B. einer Reise zugeordnet oder mit konkreten Bewirtungsangaben versehen werden. Am besten, zumindest die Reisekostenbelege sauber aufkleben und zeitnah abrechnen. Immerhin kann ich Verpflegungsmehraufwand (Essenpauschalen) und Kilometergeld nur für nachvollziehbare Reisen ansetzen. Ein Reisekostenabrechnungsprogramm (z.B. von Lexware oder als Excelvorlage) kann die Arbeit zusätzlich vereinfachen.

3. Mut zum Wegwerfen

Jede Art von Papierkram (Kopien, erledigte Mahnungen, Bestellscheine, ausgedruckte Emails…), für den es keine Aufbewahrungspflicht gibt kann man entsorgen! Auch Emails und abgespeicherte Dokumente, die bereits ausgedruckt wurden, können gelöscht werden. Vorab kann man diese in ein Löschverzeichnis verschieben, um die Übersicht nicht zu verlieren.

4. Klare Abgrenzung der privaten und beruflichen Kosten

– Am besten ist ein Geschäftskonto, um nicht jede Bankbuchung genau betrachten zu müssen. Außerdem müssen private Abbuchungen vom Geschäftskonto als „Privatentnahme“ gebucht werden, was Zeit kostet.

– Manche privaten Kosten können anteilig als geschäftlich berücksichtigt werden (z.B. Miete, Strom, Heizung, Versicherungen, Bankgebühren, KFZ). Den realistischen Anteil muss man im Einzelnen abwägen, z.B. 30% Telefon und Internet wären denkbar. Bei rein beruflich genutztem Arbeitszimmer in eigener Wohnung berechnet man den Anteil nach Wohnfläche.

– Reine private Kosten dürfen unter keinen Umständen in der Buchhaltung auftauchen. Das gilt besonders für Reisen, Nahrungsmittel, Geschenke und Veranstaltungsbesuche, wenn keine berufliche Reisekostenabrechnung gemacht wurde. Bei eigenen Veranstaltungen sollte eine Teilnehmerliste den Belegen hinzugefügt werden. Bei Supermarktbelegen sollten berufliche Nahrungsmittel und Dekomaterial nicht auf dem gleichen Kassenzettel wie private Ausgaben stehen.

5. Ein Kassenbuch führen

Das Kassenbuch muss möglichst TÄGLICH geführt werden! Die Verwendung von Excel ist für ein Kassenbuch nicht zulässig!

TIPP

Ich weiß, in der Praxis ignoriert man dieses Verbot öfters. Bei Freiberuflern wie Heilpraktiker, die Bareinnahmen haben, müssen diese – wie auch die Ausgaben – täglich gebucht und der Buchungsstand unveränderbar festgeschrieben werden! Oder man führt ein handgeschriebenes Kassenbuch. Das ist unter anderem wichtig für die geforderte tägliche Überprüfung und die Kassensturzfähigkeit. Ansonsten droht eine sogenannte „Verwerfung“ der Kasse, d.h., Versagen der Anerkennung einer Buchführung.

6. Den Überblick behalten

Viele Freiberufler haben sich entschieden, die Buchhaltung außer Haus zu geben (z.B. an einen Steuerberater oder einen Buchhaltungsservice), wo mit professioneller Software die Belege monatlich erfasst werden. Oft werden Belege per Post verschickt oder die Belege abgeholt. Dann ist es nützlich, die monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) und Buchungslisten anzufordern. Wer die Belege lieber bei sich behält, findet sicher auch einen Dienstleister, der 1-2 Stunden pro Monat bei ihm vor Ort die Belege in sein Programm eingibt und wichtige Dinge mit ihm bespricht!

7. Den Buchhaltungsservice des Vertrauens beauftragen

Ab einer gewissen Größenordnung macht die Auslagerung der Buchhaltung Sinn, wenn man nicht selbst Spaß daran hat und seine Zeit produktiver für sein Kerngeschäft nutzen möchte. Die Qualität der Leistungen, besonders bei Nicht-Steuerberatern, sollte man vorher kritisch hinterfragen: Fühle ich mich als Kunde verstanden und ernst genommen? Wie flexibel und individuell werde ich behandelt? Auch wichtig: Hat der Dienstleister ein Netzwerk, das ihn unterstützt bei Engpässen und schwierigen Praxisfragen?

Alternative: Do it yourself!

Bei einer Stunde Zeitaufwand über 100 Euro im Monat für Buchführung ausgeben? Wer Spaß daran hat, das bisschen „Zahlenkram“ selbst zu übernehmen, spart vermutlich eine Menge Geld! Mit Buchhaltungskenntnissen und der passenden Software (z.B. von Lexware) kann man die Buchhaltung selbst machen – und bei Bedarf bequem per Klick an einen Steuerberater übermitteln, damit dieser z.B. einen Jahresabschluss erstellen kann. Hilfreiche Schulungen zu Reisekostenabrechnung und Kassenführung sind ratsam, z.B. bei der IHK.

Das war der erste Praxisartikel von buchhaltungscoach.nrw! Alle Angaben ohne Gewähr.

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